בפגישות ייעוץ שלי עם יזמי/ות חברתיים, רבים מהם מספרים לי בגאווה על עשרות בקשות שהם שולחים לקרנות – "עד שמשהו יצליח". כשאני שואלת אותם מה הם עושים לפני ההגשה, והאם הם מדברים עם הקרן?, התשובה לרוב היא: "לא ממש. פשוט שולחים" – וכאן נמצאת הבעיה. רבים חושבים שכמות הבקשות שווה להצלחה. במציאות, שיחת טלפון אחת חכמה יכולה לחסוך 10 בקשות שלא ייענו.

מה כדאי לבדוק לפני ההגשה?

• * האם הקרן בכלל תומכת בפרויקטים כמו שלכם?
  * האם היא רלוונטית לעמותות בגודל/תחום שלכם?
  * האם אפשר ליצור קשר עם מישהו בקרן?
  גם אם תקבלו "לא" – עדיף לדעת מוקדם מאשר להשקיע סתם. בסוף, זה לא כמה בקשות שלחתם – אלא עם מי באמת הצלחתם להתחבר.
  אז מה חשוב לזכור? שזו לא הכמות, אלא האיכות!
  עוד טיפ חשוב: התמדה היא המפתח. שלחתם מייל והוא לא נענה? זה לא אישי. שלחו שוב לאחר שבוע עם פתיח בסגנון: "שבוע טוב, מקווה שאני מוצא/ת אתכם בטוב. אני לא בטוחה שהמייל שלי הגיע אליכם. אשמח מאוד לקבוע שיחה קצרה. תודה ויום טוב."

יצירת קשר מקדים

אם אתם רוצים להגיש בקשה לקרן פילנתרופית – התחילו לבנות קשר מקדים. היכרות מוקדמת יכולה לעשות את כל ההבדל: יוצרת היכרות, בונה אמון ופותחת דלתות לטווח הארוך. פנייה אישית ומוקדמת משדרת מקצועיות, כבוד וראייה אסטרטגית.
3  צעדים חכמים לפתיחת דלתות:
1. התחילו מוקדם – קרנות רבות מפרסמות מועדי הגשה קבועים ולפעמים כדאי להתחיל ליזום קשר לפחות 2-4 חודשים מראש, לפני שמתחילים לנסח את הבקשה.
2. בדקו אם יש קשר חם לקרן – חפשו באתר הקרן שמות של חברי הנהלה וצוות. עברו על הלינקדאין שלכם – אולי יש קשר ישיר או עקיף. שאלו בצוות, בוועד המנהל, או בקרב תורמים קודמים. חיבור דרך תורם או חבר ועד מנהל שווה המון. אם יש קשר – בקשו חיבור אישי. זה לא חייב להיות קשר קרוב – גם שליחת מייל עם המלצה יכול לפתוח שיחה. אם אין קשר – פנו בעצמכם, בצורה מותאמת. כתבו מייל קצר וממוקד שמסביר בקצרה מי אתם, למה פניתם אליהם, ושאלו אם ניתן לשוחח שיחה קצרה.
3. עשו שיעורי בית – קראו את האתר של הקרן, שימו לב לשפה, לתחומי העניין ולסדרי העדיפויות. אל תשלחו פנייה כללית – תראו שאתם מבינים למי אתם פונים.
אז מה חשוב לזכור? שיצירת קשר מקדים תתרום להצלחה!

השיחה המקדימה

הצלחתם לקבוע שיחה מקדימה? עברתם כבר מחצית מהדרך! המטרה כעת היא לא "למכור" אלא לפתוח דלת לקשר מתמשך, להבין מה הקרן מחפשת ולמקם את הארגון שלכם כשותף פוטנציאלי.
מה כדאי לעשות לפני השיחה?
~ ללמוד על הקרן ככל שניתן –   מהן מטרותיה, תחומי המיקוד שלה, סוגי פרויקטים, גודל מענקים ואזורי הפעילות? מי מקבל את ההחלטות?
~ להכין פיצ' של  30-60 שניות על מי אתם, הבעיה שאתם פותרים, ההשפעה ולמה זה רלוונטי להם.
איך יוצרים חיבור במהלך השיחה?
1. דרך ידע מקדים – "קראתי על פרויקט שלכם ב___ והתרגשתי לראות את ההשפעה על קהילה X" או "שמעתי על המענק שהענקתם ל___, וזה הזכיר לי את העבודה שלנו עם ___". זה משדר שעשיתם שיעורי בית ושאתם מעריכים את מה שהם עושים."
2.דרך אנשים משותפים "אני מכירה את ___ שעבד איתכם בפרויקט Y, והוא סיפר על העבודה המיוחדת איתכם". זה יוצר מיידית תחושת אמון – כמו המלצה חמה."
3. חיבור דרך ערכים משותפים "כמו אצלכם, גם אצלנו הנושא של ___ נמצא בלב העשייה". זה מדגיש שאתם באותו צד של המגרש.
4. סיפור אישי קצר: אנקדוטה של שורה-שתיים שקשורה לבעיה שהארגון פותר. זה לא צריך להיות ארוך – דקה עד שתיים מספיקות כדי ליצור חיוך, עניין והרגשה שיש בסיס לקשר אנושי אמיתי
5. הצגה קצרה וממוקדת – לא הרצאה ארוכה – כמה משפטים עליכם ועל הארגון שמשאירים מקום לסקרנות.
6. התעניינות כנה – שאלו את נציגי הקרן:
~ מהם תחומי המיקוד שלכם השנה?
~ אילו סוגי פרויקטים אתם מחפשים במיוחד?
~ איך נראה תהליך הבקשה ומתי כדאי להגיש? (אם זה לא נתון ידוע)
~ יש דגשים מיוחדים שחשוב שנדע?
~ מה סדר גודל של תרומה שאפשר לבקש?
~ האם ההגשה היא לשנה אחת?
~ כדאי להקשיב הרבה ולדבר מעט וללמוד בצורה זו עוד על הקרן והדרכים להתחבר אליה

זכרו! הדקות הראשונות הן אלה שקובעות את הטון לכל השיחה. המטרה שלכם היא לגרום להם להרגיש שהם מדברים עם אדם שיש איתו חיבור ולא עם "עוד עמותה".
לפני סיום השיחה – הודו על הזמן וסכמו את הצעדים הבאים.

מה כדאי לעשות אחרי השיחה?
~ לשלוח מייל תודה עם תזכורת קצרה על מה דיברתם ומה הצעד הבא
~ להעביר בזמן כל חומר שהובטח ולהציע הזמנה לביקור
~ לדאוג לעקוב אחר התובנות והקשר להמשך

מה חשוב לזכור? כדי ליצור חיבור צריך להגיע מוכנים!
לסיכום, גיוס משאבים אפקטיבי עובר דרך בניית קשרים משמעותיים עם קרנות שמתאימות לערכים ולמטרות שלכם. למידה מוקדמת, יצירת קשר מוקדמת ושיחה איכותית ומחברת יכולות לתרום להצלחה ו/או לפתוח דלת לשותפויות ארוכות טווח. בשורה התחתונה, אמון, שקיפות וקשר אותנטי הם התשתית לכל תמיכה כספית מוצלחת.

על הכותבת – אורית שולמן היא מנטורית לגיוס משאבים שיטתי והגדלת מקורות מימון, המלווה ארגונים בתהליכי גיבוש אסטרטגיות לגיוס תרומות ולהגדלת מקורות מימון. אורית מילאה במשך למעלה מ-20 שנה תפקידי ניהול בכירים במגזר השלישי, עם דגש מיוחד על גיוס תרומות, והרחבת מקורות המימון. לאורך השנים, יצרה קשרים עם קרנות ופילנתרופים בארץ ובחו"ל, ופיתחה מומחיות בתחום ניהול עמותות, פילנתרופיה ופיתוח שותפויות.